Köşe Yazısı

Pandemide yeni işe başlayan çalışanlara nasıl yaklaşmalı?

Pandemide yeni işe başlayan çalışanlara nasıl yaklaşmalı?

İpek Aral – İnsan Kaynakları Proje Danışmanı /ipek@kaynagiminsan.com

Pandemi krizi insan kaynakları bölümünün iş yapma alışkanlıklarını çeviklikle değiştirmesi, geliştirmesi gereken bir süreç oldu. Özellikle uzaktan çalışma disipliniyle hiç bu derecede iç içe olmamıştık. Uzaktan iş yapma, performans takibi, öğrenme ve gelişme, kariyer gibi başlıklar bizi bir hayli zorluyor. Ancak ana konularımız arasında öyle biri var ki kanımca stratejik anlamda diğerlerinden çok daha öncelikli!

‘Yeni işe başlayan çalışanın uzaktan oryantasyonu ve işe alıştırılması’

Konuya işe yeni başlayan gözünden bakarsak, büyük ihtimalle uzaktan çalışan bir şirkette iş başı yapacak herkesin aklından şu cümleler geçecektir:

‘Acaba beni kurumla, ekiple, diğer bölümlerle nasıl tanıştıracaklar, nasıl kaynaştıracaklar, bana işi nasıl öğretecekler?’

Bu kaygılı düşüncelerin yersiz olduğunu söyleyemeyiz. Yeni bir çalışanı insan sıcaklığının olmadığı dijital ortamda şirketle buluşturmak, kaynaştırmak kolay değil, ama imkansız da değil.

İlk adımda uzaktan oryantasyon ve işe alıştırma sürecinin en etkili şekilde yürütülmesi için insan kaynakları bölümü ve bütün bölüm yöneticilerinin ciddi dayanışma ve iş birliği içinde süreci tasarlaması gerekiyor. Bu iş birliği iradesinin sergilenmesi çerçevesinde İK departmanının yapabileceklerini sıralayacak olursak;

* Şirketin tanıtımı, organizasyon yapısı, çalışan el kitapçığı gibi dokümanları online paylaşıma uygun hale getirmeli, ilk gün şirketin tanıtımını özenle yapmalı, soruları cevaplamalı, oryantasyon ve işe alışma sürecinin detaylarını yeni çalışanla paylaşılmalıdır.

* Bilgisayar, cep telefonu veya diğer araç, gereçlerin çalışana ulaşmasını sağlamalıdır.

* Yeni başlayan çalışanın oryantasyon ve işe alıştırma programına uyumunu ilk iki hafta boyunca günlük, ilerleyen sürede haftalık olarak takip etmelidir. Tercihen ‘yeni başlayan çalışanlardan’ sorumlu bir İK çalışanı atanmalıdır. İK çalışanı telefonla veya online olarak yeni çalışanla bağlantıya geçmeli, motivasyon ve performans takibi yapmalıdır. Programın uygulanmasındaki olası sıkıntı, tıkanıklık veya kopukluklara derhal müdahale etmeli ve sorunları gidermelidir.

* İş başı öncesinde ilgili bölüm yöneticisinin yeni ekip üyesini telefonla arayarak ‘Hoş geldin’ demesi ve bölümle ilk buluşmanın gerçekleşeceği online toplantı hakkında bilgi vermesi yerinde olacaktır.

* Bölüm yöneticisinin bütün ekibine yeni işe başlayacak ekip arkadaşıyla ilgili bilgilendirme yapması gereklidir. Organize edilecek ilk online toplantıda bütün ekibin pozitif ve coşkulu bir şekilde yeni iş arkadaşlarına kendilerini tanıtmaları sağlanmalıdır. Ayrıca yeni çalışanın kendisini tanıtması için pozitif bir ortam yaratılmalı ve ona sorular sorarak ilgi gösterilmedir.

* Yeni başlayan çalışana bütün ekibin cep telefonları ve e-posta adresleri verilmeli, eğer varsa yeni çalışan, ekibin yazışma gruplarına dahil edilmelidir.

* Bölüm yöneticisi yeni işe başlayan çalışanın işleri, hangi iş arkadaşlarıyla etüt edeceğine dair bir matris hazırlamalıdır. Bu matrisin bütün ekip ile önceden paylaşılması ve ilk online toplantıda üzerine konuşulması, sürecin ekip tarafından sahiplenilmesi sağlayacaktır.

* Yeni işe başlayan çalışanın anlamadığı veya merak ettiği bir konu olduğunda kiminle, nasıl bağlantıya geçebileceği belirtilmelidir. Bölüm içinde de yeni başlayandan sorumlu bir ekip arkadaşının atanması yerinde bir uygulama olacaktır.

* Yeni çalışanın yöneticisi ilk iki hafta, her gün sonunda çalışanla on dakikalık telefonla görüşme yaparak oryantasyon ve işe alıştırma programına uyulduğundan, işlerin sağlıklı bir şekilde öğretildiği ve öğrenildiğinden emin olmalıdır.

* Yeni çalışanın diğer bölümlerle yürütmesi gereken iş süreçlerine dair matris, bölüm yöneticileri tarafından ortaklaşa hazırlanmalıdır. Bu sayede yeni çalışanın hangi bölümde, hangi ekip üyesi ile birlikte iş yürüteceği net bir şekilde tanımlanmış olacaktır.

* Yeni çalışanın diğer bölümlerle olan tanışma süreci insan kaynakları bölümünün organizasyonu ve sıkı takibiyle gerçekleştirilmelidir. Bütün yöneticilerin katılacağı bir online toplantı ile yeni çalışan şirketin yöneticileriyle buluşturulmalı ve kendisini tanıtması sağlanmalıdır. Diğer bölümlere yönelik oryantasyonun nasıl yürütüleceği bölüm yöneticileri tarafından yeni çalışana aktarılmalıdır.

* Yeni çalışanın bölümünün iş ve sosyalleşme online ekip toplantılarına katılımına özen gösterilmeli ve ona özellikle söz verilerek, sorular sorularak ekiple duygu, düşünce ve görüşlerini paylaşması sağlanmalıdır.

* Bölüm yöneticisi ekip üyelerini yeni iş arkadaşlarıyla telefon veya online araçları kullanarak sosyal ilişki kurmaları için yönlendirmeli, teşvik etmelidir.

* Yeni çalışandan haftalık oryantasyon değerlendirme raporu istenmelidir. Bu raporda yeni çalışana haftalık SWOT analizi yaptırılabilir. İşi iyileştirecek, geliştirecek önerilerini yazması istenebilir. Bu rapor insan kaynakları ve bölüm yöneticisi ile paylaşılmalıdır.

* İlk ay sonunda yeni çalışandan bölüm yöneticisi ve ekip arkadaşlarına ilk ay değerlendirme sunumu yapması istenebilir. Sunumun içeriğini hazırlamak konusunda yeni çalışan özgür bırakılabilir.

* İnsan kaynakları yöneticisi ile yeni çalışanın yöneticisi bu süreçte sürekli bağlantıda kalarak yeni çalışanın işe, ekibe, şirkete uygunluğu üzerine görüş alışverişi yapmalıdır.

Yeni çalışanın adaptasyon süreci elbette sadece insan kaynakları, bölümü ve şirketin sorumluluğu altında değildir. Aslen yeni çalışanın kendisi bu sürecin en önemli paydaşıdır ve şirketi ile iş birliği içinde olması gereklidir. Olası hatalardan hemen demoralize olmak, sürekli şikayet etmek, yıkıcı eleştirmek, sabırsızlık göstermek insan kaynakları bölümünün yeni çalışanda görmekten çok da haz etmeyeceği davranışlar olacaktır.

Yeni çalışanlarımızdan şu cümleyi duyabilmeliyiz:

“Uzaktan bir şirkete ‘Merhaba’ derken kendimi hiç böyle yakın hissedebileceğimi düşünmemiştim.”


takipçi satın al instagram takipçi satın al twitter takipçi satın al tiktok takipçi satın al youtube abone satın al facebook takipçi satın al twitch takipçi satın al porno izle