Türkiye’de fuarcılık sektörünün önemli kurumlarından olan TÜYAP Fuarcılık Genel Müdür Yardımcısı Arzu Saraç, firmalara, şu soruları sormalarını öneriyor: “Acaba ürünleriniz bu fuara uygun mu? Kartvizit verip ürününüzü göstermek mi istiyorsunuz, yoksa hedeflediğiniz özel bir bölge insanı mı var?”

Fuarlar, özellikle ihracatçı firmalar için bugün tartışmasız en önemli mecra. Yeni pazarlara açılmak, müşteri portföyünü genişletmek ve ürünlerini tanıtmak için firmaların tercih ettiği fuarlara doğru bir şekilde hazırlanmak, aynı zamanda katma değeri oldukça yüksek bir yatırım.

Türkiye’de 41 yıllık fuarcılık tecrübesi, 300 bin metrekare fuar alanı, her yıl artan ziyaretçi sayıları ve 2019’da sektöre kalifiye eleman yetiştirmek amacıyla kurdukları akademi ile TÜYAP Fuarcılık, yılda yaklaşık 500 fuar düzenliyor. Son 5 yılda ziyaretçi sayısını yüzde 52 artıran kurum, yabancı ziyaretçi sayısını da yüzde 42 oranında yükseltti. Akademide üniversite mezunu kişilere istihdam konusunda da destek verdikleri eğitimler düzenleyen kurum, ayrıca fuar katılımcısı firmalara da 3 günlük bir eğitim sunuyor.

Yüz yüze iletişime oldukça önem verdiklerini söyleyen TÜYAP Fuarcılık Genel Müdür Yardımcısı Arzu Saraç, önümüzdeki dönemde sanal fuarcılığın ön plana çıkacağını dile getirdi. Fuarcılık sektörünü de değerlendiren Saraç, sektörün doğru bir konumlanmaya ihtiyaç duyduğunu belirtti.

Arzu Saraç’la TÜYAP Akademi’yi, fuarlara nasıl hazırlandıklarını ve katılımcı firmalara fuar hazırlığı için tavsiyelerini konuştuk…

Stantta yabancı dil konuşan ve konuyu bilen biri olmalı

Kurum olarak bir fuara nasıl hazırlandığını anlatan Arzu Saraç, firmaların bir fuara hazırlanırken mutlaka dikkat etmesi gereken konuları açıkladı. Firmaların fuardan 10 ay önce fuara hazırlanmaya başlaması gerektiğini kaydeden Saraç, şu bilgileri verdi: “Öncelikle, acaba ürünleriniz bu fuara uygun mu? Katılımcı profilimiz nedir? Kaç metrekare katılırsanız doğru olur? Nerede olursa sizin için daha faydalı olur? Kartvizit verip ürününüzü göstermek mi istiyorsunuz? Yoksa hedeflediğiniz özel bir bölge insanı mı var? Katılımcı firmanın fuara katılacağına dair kendi müşterilerine tanıtım ve bilgilendirme yapması gerekiyor. Diyelim katılımcı belli ülkeleri hedefledi. Hazırladığı broşürlerde, o ülkelerin dillerinde de yazı olmalı. Standınızda yabancı dil konuşan biri olmalı. Stantta konuyu bilen biri olmalı.”

TÜYAP’tan kısaca bahseder misiniz?

1979’da kurulan TÜYAP’ın 2019’da 40’ıncı yılını kutladık. Bu yıl 41’inci yıl. Fuarcılıkta 40 yıldır aynı işi yapan ve bundan başka yerlere sapmadan ender ve belki de Türkiye için tek fuar firmasıyız. Yurtdışında bunun örnekleri var ama onlarda fuarcılık daha farklı. Devletin ve belediyelerin desteğiyle fuar alanları oluşturulduğu ve o alanları kiralayanlar organizatörler olduğu için Türkiye’deki durum farklı. Hem fuar yeri sahibi, hem de fuar organize eden şirket olarak tek ve rakipsiziz Türkiye’de. Türkiye’de toplam fuar alanı yaklaşık 600 bin metrekare. Biz İstanbul ve bölgelerdeki diğer 8 fuar merkezimizle beraber bu rakamın yüzde 50’sini yönetiyoruz. 700 küsur çalışanımız var. Fuarcılığın yanında destek olan bir de otelimiz var, İstanbul’daki 5 yıldızlı ilk 3 otelden biri. 630 odasıyla bize hizmet ediyor. Bir entegre hizmet sunuyoruz. Bütün salonlarımızla İstanbul’da 120 bin metrekarelik bir alana sahibiz. Burada ana yoldan girince karşınızda akaryakıt istasyonu, yanında kahvaltınızı yapabileceğiniz Simit Sarayı ve fuar merkezi ile salonları ve arkasındaki 5 yıldızlı oteli ile biz sabah çantasını alıp fuar alanına gelen bir ziyaretçi veya katılımcıyı fuar süresince hiç bu alandan çıkartmadan ve her ihtiyacını sağlayarak ona eşsiz bir deneyim sunuyoruz.

İstanbul dışında en son almış olduğumuz fuar merkezimiz Kayseri’de. Kayseri’den bir önce Eskişehir ve Erzurum’u açtık. Samsun, Bursa, Konya, Adana ve Diyarbakır’da fuar ve kongre merkezlerimiz var. Bunun haricinde, fuar merkezi olmayıp fuar organizasyonu için irtibat ve satış ofisi olarak çalışan yerlerimiz var. İzmir, Gaziantep, Kocaeli, Sakarya, Trabzon ve Antalya. Dolayısıyla kuzey, güney, doğu, batı her tarafa hitap eden entegre fuarcılık tesisiyiz.

‘Yabancı ziyaretçi yüzde 42 arttı’

Düzenlediğiniz fuar sayısı ve ziyaretçi sayılarını söyleyebilir misiniz?

2019 yeni bittiği için 2018 verilerini paylaşacağım. 2018’de 499 fuar düzenlemişiz. Son 5 yılın istatistiklerine göre yaklaşık yüzde 23 oranında, düzenlediğimiz fuar sayılarında bir artış olmuş. Yaklaşık 22 milyon ziyaretçi gelmiş 2018’de, tüm Türkiye’de. Bunun yüzde 30’u yabancı ziyaretçi. 70 bin de katılımcı firma olmuş.

Yabancı ziyaretçi oranında, son yıllarda çok büyük bir artış var. Ziyaretçi sayısı zaten yüzde 52 artmış, yabancı ziyaretçide de yüzde 42’lik bir artış söz konusu. Türkiye’nin çok kuvvetli olduğu sektörler var ve bu sektörlerin içerisinde tabii ki mobilya yan sanayi, ağaç işleme, bunlar çok önde. Makineyle ilgili, çok komplike olmayan makinelerin hepsi Türkiye’nin iyi olduğu alanlar. Bunun yanında ambalaj ve tarım makineleri alanında Türkiye şu anda çok önde, yabancı ziyaretçinin satın alma yapmayı istediği ve hedeflediği bir ülke olarak.  Bu yabancı ziyaretçiler de genelde Ortadoğu’dan, Körfez ülkelerinden, Rusça konuşan geniş bir coğrafyadan, Doğu Avrupa ve Kuzey Afrika ülkelerinden. Toplam ziyaretçi sayısının yüzde 30’unu oluşturan ülkeler.

‘Yüz yüze iletişim çok değerli’

TÜYAP bir fuara nasıl hazırlanıyor?

Öncelikle bizim 2024’e ilişkin stratejik planları çıkartmak için hummalı bir çalışmamız var, ondan bahsetmek istiyorum. Bu kapsamda belli mottolar belirledik. Bunun içerisinden TÜYAP bir fuara nasıl hazırlanıyor, onun ana fikri de çıkacaktır.

Bizim için yüz yüze ilişki çok değerli ve önümüzdeki yıllarda da bunun çok değerli olacağını düşünüyoruz. Dolayısıyla yüz yüze ilişkiyi artıracağımız, hatta en üst seviyeye çıkartacağımız, yeni ürünleri tasarlayıp müşteriye değer katacak projelere dönüştürüp ve operasyonel mükemmellikle eşsiz bir müşteri deneyimi sunmayı hedefleyen fuarlar hazırlamak için biz burada varız.

Bunun yanında, bulunduğumuz bölgede ve coğrafyada ticareti geliştirecek, ihracatın artışına katkı sağlayacak projeleri de düşünüyoruz.

Örnek olarak Adana’da, Erzurum’da düzenlediğimiz fuarların farklı coğrafi yapıları var. Yöresel fuarlar düzenleniyor. Oradaki insanların biraz daha hayatının renklenmesi gerekiyor, bir panayır havasında geçecek fuarlara ihtiyaç var.

Tarımla, mobilya yan sanayiyle, inşaatla ilgili Güneydoğu’da bir fuar yaptığımız zaman tüm Körfez ülkelerinden, Ortadoğu’dan, İran’dan ziyaretçinin gelmesini sağlayan bir bölge haline getiriyoruz. THY’nin direkt uçuşlarını da ekleyince mükemmel müşteri deneyimi ortaya çıkıyor. Biz bu fuarları yapmak istiyoruz ve sürdürülebilir olmasını sağlamayı amaçlıyoruz.

Bir katılımcı bizim fuarımıza neden gelmeli sorunun yanıtını biz çok doğru anlatmalıyız. Eğer o fuar, onun için doğru değilse, biz ona bu fuara katılma, demeliyiz.

Operasyonel süreçlerde bizim için iki önemli konu var: Biri, veri analitiğini kullanmak. İkincisi, dijitalitasyon. Mesela bizim ekibimiz tarafından geliştirilen MyTüyap uygulaması Uluslararası Fuar Birliği’nin (UFİ) bize ödül vermesini sağladı.

Her fuar projesinin bir ekibi var. Bir grup başkanı liderliğinde satış ekibi, pazarlama ekibi, satış destek ekibinden oluşan, kişi sayısının değiştiği ekiplerimiz var. Süregelen fuarlarda da her yıl aynı işi yapmıyoruz. Fuarın içinde yeni pazarlama aktiviteleri, yeni ürün grupları, yeni salonlar olabiliyor. Bunlar önceden yaptığımız çalışmalar.

Örneğin Woodtech bitti. Biten fuar için bir çalışma yapıyoruz. Nasıl geçti, ne kadar katılımcı ve ziyaretçi geldi, görüşler ne oldu, müşteri beklentilerini ne kadar karşıladık? Bunlarla ilgili TÜYAP’ın milyonlarca satırdan oluşan bir verisi var.

Bu çalışmadan sonra, bir sonraki yılın kapsamı ortaya çıkıyor. İlave ürün grupları varsa pazar araştırması yapılıyor. Yeni hangi firmaların bu oluşturulmuş kapsam ilgisini çeker ve katılmak isterler diye, pazar araştırma bölümümüz bir veri çalışması yapıyor, ilgili grupla paylaşıyor ve ortaya bir potansiyel müşteri grubu çıkıyor. Bunların üzerinden oluşturulmuş yeni fuar pazarlama araçlarıyla tanıtıma başlanıyor. Müşteri ziyaretleri yapılıyor. Yüz yüze iletişime önem veriyoruz ve bu belki de yabancı fuar şirketlerinin Türkiye’de en anlamadığı konu. Yurt dışında bu işler telefonla ya da çoğunlukla mail ortamında oluyor. Ama biz yüz yüze iletişimin ileride uzun süreli birliktelikler yaratmak için çok kıymetli olduğunu düşünüyoruz, yabancı katılımcı ve ziyaretçi için de. Bu yüz yüze görüşmeler de fuarın tanıtım kısmında satış ve pazarlama ekiplerimizle gerçekleştiriliyor. Fuar bitiminde katılımcılardan bir niyet sözleşmesi alıyoruz zaten. Sonrasında satış ekibi arkadaşlarımız bunun üzerinden yola çıkıyorlar. Metrekare çalışması yapılıyor.

Uzun süren fuarlarda en büyük sorun, yer sorunudur. Yeni girmek isteyenlere yer sunmaktır. Çünkü doludur. Yer açıldığı zaman sıraya girerler, belli bir kuyruk olur. Onu iyi yönetmek önemli. Bizim farkımız orada. Çünkü biz sadece İstanbul’dan satış yapmıyoruz. Dijitalizasyon dediğimiz bir yerleşim planını, bir yeri iki kişiye satmadan en verimli şekilde kullanıyoruz. Aynı anda Gaziantep de müşterisine satıyor, Konya da, Kocaeli de, İzmir de, İstanbul da. Yerleşim planları devamlı güncelleniyor, dijital olarak arkadaşlarımızın elindeki tabletlerde yer alıyor. Biz müşteriye yerini, yanında kesinleşmiş olan diğer katılımcıları gösteriyoruz. Salonların içeriğini anlatıyoruz ve sonrasında pazarlama aktiviteleri devam ediyor. Ziyaretçi getirmeye yönelik, pazarlamanın yürüttüğü birçok çalışma başlıyor.  Hedef ülkeler belirleniyor. Dışarıdaki ofislerimizin yabancı katılımcı getirdikleri bir satış bölümümüz var. Ziyaretçi kısmını yurt dışı ofislerimiz üstleniyor. Türkiye’deki bütün ilgili odalar, dernekler, sektörel birliklerle ilgili çalışmalar, pazarlama ekipleri tarafından yapılıyor. Gerekli olması durumunda, örneğin özel bir bölüm yapılacaksa, onunla ilgili sektör dernekleri vb. ilgili üyelere yönelik bilgilendirme amaçlı toplantılar düzenliyoruz. Sonrasında da yerleşim planlarına göre salonlar çiziliyor. Teknik operasyon süreçleri yaşanıyor. Sözleşmeler imzalanıyor. Bazen imza yetkisi olmayan kişiler sözleşmeyi imzalıyor. Çünkü bir borçlandırma sözleşmesidir, fuar katılım sözleşmesi. Bu durumla çok karşılaşıyoruz. İmza sirkülerini almadan satış danışmanımız o imzayı attırmaz. Bu konuda karşı tarafı da bilgilendiriyoruz. Diğer ödeme detaylarının takibi, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili bilgilerin gelmesi, gitmesi… Çift katlı stant yapıyorsa, SİM (Serbest İnşaat Mühendisi) belgesi imzası olmayan iki katlı stant kuramaz, gibi önemli noktalar da hazırlanıyor. Sonrasında kuruluma geliyoruz. Fuar sırasında da katılımcı memnun mu, değil mi, diye bakıyoruz.

Stantta kim durmalı, ne olmalı?

Firmalara, fuar hazırlığı konusunda ne gibi tavsiyelerde bulunabilirsiniz?

Öncelikle, acaba ürünleriniz bu fuara uygun mu? Evet, ağaç işleme makineleri gibi bir ürününüz var da acaba doğru ürünler mi? Katılımcı profilimiz nedir? Kaç metrekare katılırsa doğru olur? Nerede olursa kendisi için daha faydalı olur?

Örneğin bir KOBİ’miz varsa, bununla ilgili satış danışmanımız konuşuyor. Sonra beklentisini almaya çalışıyor. Kartvizit verip ürününüzü göstermek mi istiyorsunuz? Yoksa hedeflediğiniz özel bir bölge insanı mı var?  Bazen öyle oluyor ki, biz fuara girelim de oraya da 2 broşür koyalım, şöyle bir bakalım… Bu durumdaysa ona da yazık, bize de yazık. Şikayet edecek. Biz uzun süreli birliktelik istiyoruz. Bizim fuarlarımızın başında 22’inci, 36’incı vs. yazar. Boş değil. Yüzde 80-85 oranında aynı müşterilerle düzenliyoruz, her yıl. Bizim sunduğumuz ürünle, müşterinin ihtiyacının örtüşmesi lazım.

Satış danışmanımız sonrasında katılımcı adayı ile bir metrekare çalışması yapar. Ne kadar metrekare onun ürünü veya kendini pazarda konumlandırması için gerçekçi olur? Sergileyeceği örnek ürünlere, salonun yerine kadar hepsine danışmanlık veriyoruz.

Sonrasında katılımcı firmanın fuara katılacağına dair kendi müşterilerine tanıtım ve bilgilendirme yapması gerekiyor. Biz zaten çalışmalar yapıyoruz. Türkiye’nin dışında da TÜYAP’ın irtibat ofisleri var. Rusya, İran, Gürcistan, Bulgaristan, Makedonya’dan da ziyaretçi satın alma ekiplerimiz geliyor. Ama katılımcı firmanın da iç ve dış pazarda hedeflediği grubuna kendisini öne çıkartacak bir pazarlama çalışması yapması gerekiyor. Biz hep dijital pazarlamaya yönlenmelerini söylüyoruz. El ilanı ya da billboard ile fuara gelmek artık çok söz konusu değil.

Diyelim katılımcı belli ülkeleri hedefledi. Hazırladığı broşürlerde, o ülkelerin dillerinde de yazı olmalı. Çok cazip olan Rus ve Arap coğrafyası onun hedefindeyse, broşürüne mutlaka o dilleri alması lazım. Broşürün tasarımı da çok önemli. Standınızda yabancı dil konuşan biri olmalı. Bunu yok sayamazsınız. İngilizce tüm kapıları açar, ama bunun haricinde özel bir alanı hedefliyorsanız, o alanın dilini konuşan birinin olması lazım standınızda.

Orada tabii ki yardımcı olan kişileri bulundurmak önemli ama, o kişiyi sadece görsel olarak tutup, buyurun efendim dedirtip, eline bir broşür verecekseniz, koymayın. Çünkü gelen kişi bilgi istiyor. O hostesi de tutmayın, para ödemeyin. Orada bilgi verecek kişi şirketin sahibi de olur, oğlu da olur, satış müdürü de olur, yeter ki, konuyu bilen biri olsun.

Biz bir fuara, fuar şirketi olarak 1 yıl evvelden hazırlanıyoruz. Katılımcının da en az 10 ay önceden kendini bu çalışmanın içine sokması gerekir. 1 ay kala fuara hazırlanmak gerçekçi değil. Biz burada tüm fuarlarımızda yüz yüze görüşmelerle ilgili dijital platformlarda talepleri alarak organizasyonları yapıyoruz. Eğer çok fazla yüz yüze görüşme yapacaksa o firma, bu konuda standını planlarken o görüşme alanlarını da düşünmeli.  

‘Fuarcılık doğru konumlanmalı gelecekte sanal fuarlar göreceğiz’

Türkiye’deki fuarcılık sektörünü değerlendirebilir misiniz?

Türkiye’de biz farklı bir fuarcılıktan bahsediyoruz. Bizimki gibi hem fuar merkezi sahibi olup hem fuar organize eden başka ülke yok. İrili ufaklı çok sayıda fuar şirketi var. Sektörün doğru konumlanması gerekiyor. Bütün sektörlerin her yıl kurumsal raporları vardır. Fuarcılıkla ilgili hiçbir veri yok. Bu nedenle biz, burada da bir ön alalım istedik. Büyük bir yabancı firmayla, fuar çalışanlarının ücret analizi çalışmasına girdik. Türkiye’den giren ilk fuar şirketiyiz. Dedik ki, bizden sonra yerli-yabancı başka fuar şirketlerinin de girmesini sağlayın. Biz fuarcılar kendimizi nasıl konumlandırırsak, bizi sektör olarak o şekilde konumlandıracaklar.

Biz şu anda hala başka bir yolu icat edilmemiş, alıcı ile satıcıyı bir araya getiren en kolay, en doğru mecrayız. Bu işi bugünkü şekliyle alanlarda, yarınki şekliyle dijitalde de yapabilirsiniz. Siz bir mecra yaratıyorsunuz. Bizim görevimiz yarın bunun hangi mecra olacağını bugünden tasarlamak ve buna uygun kadrolarımızı bugünden yetiştirmek.

Fuarcılık sektörünün bugün geldiği nokta, geçmiş yıllara göre başarılı. Fuar mefhumumuz oluştu. Çocukluğumuzda İzmir Enternasyonal Fuarı vardı. Sonrasında ne oldu, bütün assolistlerin şarkı söylediği gazino programlarına dönüştü. Biz orada fuarın öneminin ne olduğunu anlatamamışız. Sonrasında sektör bir durgunluk dönemine girmiş. Akabinde yine hareketlenme var. Biz ağırlıklı olarak sanayi ve niş ürünler fuarı yapıyoruz. Bundan sonra, sanayi yine çok önemli ama sanal ticaretin de çok önemli olduğunu görüyoruz. Gelecekte sanal ticaret fuarları da göreceğiz. Bunlar belki çok büyük metrekarelerde olmayacak. Çok niş, alt segmentlere inileceği, özel işlerin tasarlanacağı ve en iyi değeri sunacak ürünler, Türkiye’nin gündeminde, üretimde Ar-Ge’ye yatırım yapıp yüksek teknolojiyi üretebilmeliyiz diyoruz. Bunu da fuarcılığa indirgerseniz, biz yüksek hizmet ve değer sunan fuarlar organize etmeliyiz önümüzdeki dönemlerde.

Hem katılımcıları hem fuarcıları eğitiyor

TÜYAP Akademi’den bahseder misiniz?

Biz TÜYAP’ı ileriye taşıyacak yeteneklere yatırım yapmak üzere de 2019’da düğmeye bastık. Gelişim ve kariyer yönetimi merkezlerindeki çeşitli profesyonel araçlarla değerlendirip ortaya çıkarıyoruz ve onları uzmanlık alanlarına göre geliştirip geleceğin, TÜYAP’ın yöneticileri olarak konumlandıracağız. Fuarla ilgili herkese hem profesyonel fuarcılık eğitimi veriyor, hem de kendi çalışanlarını kariyer merkezinde, yetenek havuzunun içine alındıktan sonra, TÜYAP Akademi’nin çeşitli programlarına alarak geleceğe yatırım yapıyoruz. 

Üniversite mezunu gençlerin katılabileceği ve yaklaşık 15 günden oluşan ve hem temel eğitim, hem sahada pratik eğitim aldıktan sonra özel sertifikasyona sahip olunuyor. Tüm müfredatımız, Sabancı Üniversitesi ve Alman Ravensburg Üniversitesi ile birlikte hazırlandı. Bu sertifika ile tüm alanlarımızda iş başvurusu yaptıklarında, öncelikli olarak tercih ederiz. Bunun yanı sıra bu sertifikaya sahip herkesi, TOBB’daki 300’e yakın fuar şirketine de kariyer merkezi CV’si olarak sunmayı da taahhüt ediyoruz.

Üniversite mezunu herhangi bir lisans dalından biri, akademinin eğitimine girdikten sonra satış ve pazarlama, hizmet, organizasyon, müşteri ilişkileri, teknik operasyonlar, iş sağlığı, finans, insan kaynakları vb. alanlarda çalışabilirler.

Yaş sınırı yok. Bir genç tarafı var, 2-4 yıllık üniversite mezunlarının girebileceği. Bir de tüm müşterilerimiz, yani katılımcılarımız için oluşturduğumuz eğitimler var. Onun da adı fuardan maksimum fayda sağlamak için ne yapmalıyım, eğitimi. Bütün konuların anlatıldığı bu eğitimde, bütün katılımcılarımız ve tüm birimlerinde çalışanlar hedef kitlemiz. Doğru fuar nasıl seçilir, neden bu fuarda yer almalısınız veya almamalısınız, yurt içindeki şu fuarlar mı seçmelisiniz, yoksa yurt dışındaki şu fuarları mı hedeflemelisiniz? KOBİ’lerin kullanabileceği teşvikler, bunların nasıl kullanılacağına kadar, tüm detay bilgilerin yer aldığı bir paket. Fuar sırasında firma olarak üzerinize neler düşüyor? Bu eğitim 3 gün. 2 günü sınıfta, 1 günü de salonlarımızda.

‘Yeşil kitaba uygun değilse standa çivi bile çakılamıyor’

TÜYAP’ın katılımcılar konusunda bazı kriterleri var. Nedir o kriterler? 

Bizim bir yeşil kitabımız var. Bütün katılımcılarımız arasında kutsal ilan edildi. Yeşil kitaba uygun değilse, biz katılımcıya bir çivi bile çaktırmıyoruz. Çünkü iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olacak şekilde, tüm katılımcılarımızın canı ve malı bize emanet. Teknik operasyonlarda, bu kurulumlarla ilgili stantların planlarını yapan ve stantları kontrol eden çok güçlü bir ekibimiz var. O yeşil kitapta bunun şartları var.  Stant yapan taşeronlar, sisteme bilgilerini girmeden hiçbir şekilde çalışma yapamıyorlar. Her elektrikçinin, boyacının her marangozun mutlaka içeride bilgisinin olması gerekiyor. Yeşil kitap bizim için olmazsa olmaz. Kaçak işçiye savaş başlattık. Mesleki yeterlilik belgesi olmayan hiçbir boyacı, elektrikçi, kaynakçı asla çalışamaz.